レンタルオフィスで業務を効率化する秘書サービスの活用法

来訪の流れを整える窓口の働き

取引先や顧客が訪れたとき、名乗りの確認、担当者への取り次ぎ、会議室への案内が滞ると、待ち時間や行き違いが生じがちです。常駐スタッフが受付を担うと、来訪時の案内は施設側で完結するため、担当者は商談前の準備に時間を回せます。顔を合わせた最初のやり取りが、その後の会話の空気をつくることもあります。

自社で窓口を置く場合にかかる負担

少人数の事業所では、受付専任を雇う余裕は限られます。来訪の頻度が低いほど、専任を置く判断は後回しになりがちです。採用、勤務シフト、休みの穴埋めに加え、教育の手間も本人の時間を削ることになります。施設の受付を使うと、自社で人員を抱えずに来訪者を迎えられます。

利用前に決めておくとよい事項

取り次ぎの方法、担当者への連絡手段、来訪記録の残し方は、利用前に確認しておくとよいでしょう。案内の範囲や、担当者が席を外しているときの対応方針を決めておくと、当日のやり取りがスムーズに進みます。

不在時に起きやすい行き違い

少人数の事業所では、外出中に訪問があっても応対する人がいないことがあります。用件を伝えられず戻る来訪者もおり、折り返しの連絡が後回しになると、相手の予定と噛み合わなくなるおそれがあります。インターホンに出られない、会議室の場所が伝わらないといった小さな滞りが重なれば、相手の印象を損ねかねません。

代わりに用件を預かる流れ

施設スタッフが来客対応を担う場合、以下のような流れが一般的です。

• 訪問者の氏名と所属の確認
• 用件の聞き取りと担当者への連絡
• 不在時の伝言と帰社後の共有

在席していれば取り次ぎ、不在なら伝言を残す形になります。伝言の残し方を揃えておくと、戻ってからの折り返しが早くなります。

外出前に共有しておく情報

当日の行き先、戻り予定、緊急時の連絡先をスタッフへ共有しておくと、不在中も滞りなく対応できます。来訪を予定している相手がいるときは、名前と用件を先に伝えておくとよいでしょう。予定表を渡しておくと、取り次ぎの判断が早くなります。

作業が途切れる場面

電話の一次受け、郵便物や宅配便の受領は、その都度手を止めることになります。呼び出しが重なると、作業の再開にも時間がかかります。折り返しや再配達の手配まで加わると、本来進めたかった作業になかなか戻れなくなります。

事務代行で任せる範囲

秘書サービスを通じた事務代行では、以下の作業を施設側に任せる使い方が中心です。

• 社名を名乗った電話の一次受け
• 郵便物および宅配便の預かり
• 用件の記録と指定先への共有

何を任せて何を自分で対応するかは、事業の段階に合わせて決めるとよいでしょう。用件の記録まで任せておけば、外出中でも窓口が無人になる心配がありません。

導入前に見ておく点

対応時間、報告の手段、規定の回数を超えたときの扱いは事前に確認しておきましょう。報告がメールなのか電話なのか、当日中に届くのかも、日々の進め方に関わります。自社の着信数や荷物の量と照らすと、無理のない範囲で始められます。内覧の際に、実際の受け答えの流れを聞いておくと、導入後の食い違いを減らせるでしょう。

電話の一次受けや郵便・宅配便の預かりを、施設スタッフに任せられるレンタルオフィスもあります。I.S.O横浜では、こうした事務まわりの窓口を施設側で担うオフィスのご提供をはじめ、起業に向けた手厚い創業支援を行っております。本来の事業に専念できる環境づくりをご検討中の方は、ぜひご活用ください。

1.　受付は来訪のときにどのような役割を担いますか？

A．名乗りの確認、担当者への取り次ぎ、会議室への案内など、来訪の流れを整える窓口です。少人数の事業所では、自社で専任を置かずに来訪者を迎えられる点もあります。利用前に取り次ぎの方法や連絡手段を決めておくと、当日の行き違いが減ります。

2.　外出中の来客対応は、どのように進みますか？

A．施設スタッフが氏名と用件を聞き、在席なら取り次ぎ、不在なら伝言を残して担当者へ連絡する流れが一般的です。外出前に戻り予定や緊急の連絡先を共有しておくと、対応が止まりにくくなります。来訪予定があるときは、名前と用件を先に伝えておく方法もあります。

3.　事務代行で任せられる作業を教えてください。

A．電話の一次受け、郵便物や宅配便の受け取り、用件の記録と共有が中心です。何を任せて何を自分で対応するかを決めておくと、業務の中断を減らせます。対応時間や報告手段は、導入前に見ておくとよいでしょう。