あらゆるシーンで便利に使用できる貸会議室ですが、選ぶときにチェックしておきたいことがいくつかあります。主に立地や貸会議室そのもの、あるいは設備についてですが、具体的にどのような点に注意しておくと良いのか詳しく解説いたします。

貸会議室を借りる際のチェックポイント～環境編～

貸会議室を選ぶとき、立地における環境面でいくつかチェックしておきたいポイントがあります。

まずは、参加者がアクセスしやすい立地であるかがポイントです。駅から徒歩で何分かかるのか、わかりやすい場所であるのかということは気になるところです。

また、駐車場は備わっているか、あるのであれば料金はいくらか、ないのであれば近隣にコインパーキングなどがあるか、ということも確認しておきましょう。

さらに、宿泊が必要な人がいる場合、近隣に適した宿泊施設があるのかを調べておきます。他にも、騒音や周囲の雰囲気など、会議を行う上でふさわしい環境であるかも大切なポイントです。

貸会議室を借りる際のチェックポイント～会議室編～

実際に会議を行う部屋について、まずは人数に適した広さであるか確認します。参加者同士が適度な距離を保つことができるよう、多少余裕のあるスペースを意識しましょう。

事前にデスクレイアウトを決めておき、配置が可能となる広さが必要です。広さの次は、予算に応じた料金であるか、延長料金やオプション料金なども必ず確認しておきます。

また、トイレや喫煙スペースの位置も確認しておくことで、移動のための時間を無駄にすることがなくなります。

そして、必要な備品が揃っているかという点は重要なチェックポイントです。ホワイトボード・プロジェクター・スクリーン・ケーブル類・延長コード・Wi-Fiなど、利用する備品については事前にチェックリストを作成しておくと、スムーズに確認ができます。

その他、当日コピーやプリントアウトすることが必要であれば、利用可能な設備はあるのか、会議室内での飲食はできるかなどもチェックしておきましょう。